Zbliżają się terminy obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przez polskie firmy. Niniejszym postem przypominamy o nowych wymogach i aktualizujemy stan prac faktycznych i prawnych w zakresie KSeF.
KSeF – o czym musisz pamiętać?
Przede wszystkim należy podkreślić, że jeśli jesteś przedsiębiorcą lub prowadzisz spółkę, to obowiązek wprowadzenia i korzystania z KSeF dotyczy również Ciebie.
Terminy KSeF:
- 1 lutego 2026 r. dla podatników, który wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. kwotę 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników.
Jeśli prowadzisz zatem niewielką firmę, to 1 kwietnia przyszłego roku jest momentem, od którego jesteś zobowiązany w całości korzystać z KSeF.
KSeF jest rządowym systemem informatycznym umożliwiającym wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych (dalej dla uproszczenia będziemy określać je jako „faktury KSeF”). Faktury KSeF będą funkcjonować w formacie .xml. W związku z tym, że KSeF jest projektem rządowym i obowiązkowym, to będziesz mógł korzystać z niego za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Będą również możliwości korzystania z KSeF za pośrednictwem komercyjnych systemów finansowo-księgowych, jednak może to się wiązać z dodatkowymi opłatami. Producenci oprogramowania firmowego będą prawdopodobnie dostarczać moduły w swoich programach umożliwiające bezpośrednie łącznie się z KSeF z poziomu programu finansowo-księgowego.
Aktualny projekt nowelizacji ustawy o VAT zakłada również wprowadzenie okresu przejściowego do stosowania trybu offline. Oznacza to, że do końca 2026 r. firmy będą mieć możliwość przesyłania do KSeF wystawionych faktur z opóźnieniem jednego dnia roboczego od wprowadzenia ich do obrotu, czyli przekazania kontrahentowi.
Dla wielu przedsiębiorców wprowadzenie KSeF zmieni również procesu współpracy z biurami rachunkowymi. Nie będzie możliwości przekazywania do księgowości papierowych faktur lub skanów faktur, ponieważ faktury papierowe przestaną funkcjonować w obrocie prawnym. Prawdopodobnie potrzebne będą aktualizacje umów o współprace księgowe i pojawi się możliwość upoważnienia pracownika biura do korzystania z KSeF danego przedsiębiorcy. W takiej sytuacji księgowość może mieć bieżący dostęp do wszystkich wystawianych i otrzymywanych faktur danej firmy. Taki model w efekcie może odciążyć przedsiębiorcę w kwestii kompletowania dokumentacji za dany okres, ale doda więcej pracy biuru rachunkowemu, co będzie wiązać się ze wzrostem kosztów obsługi księgowej. Zapewne jednak wypracowane zostaną różne modele takiej współpracy.
